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テーマ9 仕事の教え方、任せ方
日頃の部下指導の中で、実践的な重要事項としては、次の5項目が上げられます。
「教え方、任せ方、聴き方、ほめ方、叱り方」
これらの項目に関する知識は、上司として部下に対する基本マナーともいえます。
新入社員研修のときに、おじぎの仕方や名刺交換の仕方、言葉使い等を勉強しますが、
新入社員の人たちには、これは、「相手に最高に生産性の高い仕事をしてもらうための
社会人としてのマナーです。」と伝えております。
教え方、任せ方、聴き方、ほめ方、叱り方も「部下に最高に生産性の高い仕事をして
もらうための上司としてのマナー」となります。
上司として部下とコミュニケーションをとるための基本型として
身につけておくべき事項といえます。
仕事の教え方、任せ方を考えるときに、よく参考に使われるのが、山本 五十六の名言です。
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山本五十六(やまもと いそろく)名言
山本 五十六
1884年04月04日 - 1943年04月18日
日本海軍の軍人。26、27代連合艦隊司令長官。
・やってみせて、言って聞かせて、やらせてみて、 ほめてやらねば人は動かじ。
・話し合い、耳を傾け、承認し、任せてやらねば、人は育たず。
・やっている、姿を感謝で見守って、信頼せねば、人は実らず。
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今回は、上記の名言を踏まえて仕事の教え方、任せ方について解説致します。
■仕事の教え方
部下に仕事の教える時の基本的手順は、以下のようになります。
１．仕事の目的、全体像を伝える
・何のためにこの仕事をするのか仕事の目的を伝えます。
・会社や部署の仕事の中で、この仕事がどのような位置づけになるのか、
全体像を伝えます。
＊仕事の目的、全体像を伝えることにより、仕事を押し付けられた
感覚はなくなり、仕事の目標達成に、責任を持って関わるようになります。
また、仕事への参画意識が増し、責任と意欲が増します。
２．提出すべき成果物を明確にする
・上司に提出すべき成果物の内容を明確に伝えます。
＊出すべき結果が分かるため、業務を早く、効率よく行うこと
を考えるようになり、仕事の工夫改善が進みます。
３．仕事の手順を説明する
・仕事の手順を説明します。マニュアルがあれば、マニュアルを
見ながら説明します。
４．やってみせる
・上司である自分が、手順どおり実際に仕事をやってみせます。
５．やらせてみる
・部下にその仕事を実際にやらせてみます。
６．ほめる
・1回の説明でできたことをほめてあげます。
＊上司にほめられるということは、部下にとっては、認められた、
評価されたということになり、仕事への意欲が高まります。
■仕事の任せ方
部下に仕事を任せる時の基本的手順は、以下のようになります。
１．任せる目的を伝える
・なぜこの仕事をあなたに任せるのか、何を期待しているのかを伝えます。
＊任せる目的や期待を部下に伝えることにより、責任感と意欲を高めます。
２．任せる仕事の内容と提出すべき成果物を明確にする
・どこまで仕事をするとよいのか、具体的にどのような成果物を
上司に提出するとよいのかをお互いに確認します。
３．必要な資料、情報を渡す
・任せる仕事に関する資料や取引先等に関する情報等、仕事を任せた部下が、
仕事をする上で必要と考えられるものは全て渡します。
＊仕事を任せられた部下が、仕事の途中で困って相談に来た時に、
「それならこの資料がある」とその時になって資料を部下に渡すのは、
「資料があるなら最初から渡してくれればいいのに」と
部下からの信頼を失う原因の一つともなるので、資料や情報は、
事前によく考えて漏れのないように渡します。
４．報告の頻度と方法を決める
・「毎週何曜日の何時から何時まで、この資料を基に報告会を開く」
というようにあらかじめ、報告の頻度と報告の方法を決めておきます。
・定例の報告会以外でも、何か分からないところが発生した時は、
すぐ相談にくるように伝えておきます。
＊「仕事は任せたけれど、報告はしなくていいとは言っていないぞ」と
上司に注意されたことがある方もいらっしゃると思いますが、
基本的には、部下にこういうことを言う前に、上司が報告の頻度と
報告の方法を決めておくべきものです。
また、仕事の責任は、あくまでも仕事を任せた上司にあります。
それを踏まえて、問題が発生した場合は、速やかに指示や対応が
できるような体制にしておきます。
５．必要以上に口出ししない
・自分で考えて仕事を行っている部下の意欲をそがないように、
設定した報告会の時以外は、必要以上に口出ししないようにします。
＊部下の仕事ぶりを見守るという姿勢が重要です。
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